EMODIBOK

Đặt lịch nhanh, quản lý lịch, phân cấp, đồng và AI hỗ trợ chọn lịch nhanh

1. TẠI SAO EMODIBOK RA ĐỜI?

Vấn đề: Nỗi lo chung của các studio và cá nhân làm việc tự do

Quản lý lịch thủ công gây trùng/sót: Đặt lịch qua nhiều kênh (Zalo, Fanpage, Website) dễ bị quên hoặc trùng giờ khi khách đặt dồn dập.
Điều phối rối loạn, khó tính lương: Nhân sự bị chồng chéo, không nắm lịch real-time dẫn đến đi trễ/nhầm địa điểm; quản lý gặp khó khăn khi thống kê show và sản phẩm để tính lương.
Mất dấu hợp đồng và thất thoát doanh thu: Không theo dõi sát sao trạng thái đặt cọc và thanh toán, dễ gây tranh chấp với khách và thất thoát dòng tiền.

Giải pháp: Hệ thống hoá và quy trình chuyên nghiệp

Lịch real-time & Đồng bộ Google Calendar: Hệ thống tự khóa giờ khi có khách đặt để chống trùng 100%, đồng bộ 2 chiều với Google Calendar giúp mọi người check lịch real-time trên điện thoại.
Điều phối minh bạch & Tự động thống kê: Gán trực tiếp nhân sự vào từng booking kèm thông báo chi tiết (giờ, địa điểm, layout), giúp nhân sự không bị nhầm và lưu dữ liệu để tính lương chính xác.
Dashboard trực quan kiểm soát dòng tiền: Phân loại lịch trình rõ ràng theo màu sắc và trạng thái (Chờ xác nhận, Đang diễn ra, Hủy lịch…), giúp quản lý bao quát hợp đồng và doanh thu chỉ trong 3 giây.

2. EMODIBOK MANG LẠI LỢI ÍCH GÌ CHO BẠN?

Quản lý lịch hẹn chuyên nghiệp, hiển thị dưới dạng card dễ đọc, giúp quản trị viên nắm nhanh thông tin khách, giờ chụp và trạng thái booking.
Đồng bộ với Google Calendar, giảm trùng lặp và đảm bảo lịch luôn cập nhật trên cả hai kênh.
Hỗ trợ lọc nhanh theo gói, nhân viên, trạng thái và tìm kiếm theo tên, số điện thoại, email hoặc ngày.
Tự động gửi nhắc nhở booking, giảm rủi ro khách quên lịch và tăng tỷ lệ đến đúng hẹn.
Tự động dọn dẹp dữ liệu cũ (bookings, ngày nghỉ nhân viên, snapshot), giữ hệ thống nhẹ và ổn định.
Cho phép cấu hình linh hoạt với nhiều chế độ đặt lịch: gói dịch vụ, nhân viên, trợ lý,…
Giao diện admin thân thiện, dễ dùng và phù hợp với quy trình studio chụp ảnh.

3. CÁC CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA EMODIBOK

Số hóa quy trình quản lý đặt lịch studio ảnh chuyên nghiệp, loại bỏ hoàn toàn việc ghi chép thủ công bằng Excel hay sổ sách.
Tránh overbooking nhờ tính năng tự động giới hạn số suất chụp tối đa/ngày và kiểm tra ngày nghỉ của studio/nhân sự.
Lịch Admin luôn cập nhật song song với Google Calendar, đảm bảo không bao giờ bỏ sót cuộc hẹn.
Tự động gửi nhắc nhở cho khách và dọn dẹp dữ liệu cũ, giữ cho hệ thống luôn chạy mượt mà, tối ưu.
Khách hàng dễ dàng xem lịch dạng tháng với trạng thái hiển thị rõ ràng “Còn chỗ” hoặc “Hết chỗ”.
Cho phép khách hàng chủ động chọn ngày, điền thông tin và ghi chú yêu cầu riêng (concept ảnh, số người…) trực tiếp trên hệ thống.
Trải nghiệm đặt lịch tiện lợi, nhanh chóng cho khách hàng mà không cần bắt buộc phải tạo tài khoản.
Bảng điều khiển trung tâm (Dashboard) trực quan giúp quản lý tập trung, phê duyệt, hủy bỏ hoặc thay đổi trạng thái từng booking.
Bộ lọc thông minh giúp tìm kiếm nhanh theo ngày, trạng thái, gói dịch vụ, nhân viên, email hoặc số điện thoại.
Tùy chỉnh linh hoạt các ngày hoạt động trong tuần của studio và quy định khoảng thời gian khách có thể đặt trước.
Hệ thống tự động khóa ngày trên lịch hiển thị của khách ngay khi đã nhận đủ số lượng suất chụp giới hạn.
Tự động tạo sự kiện trên Google Calendar ngay khi booking được phê duyệt, tự động xóa nếu hủy lịch hoặc cập nhật khi đổi ngày.
Kết nối API với Google một lần duy nhất, hệ thống sẽ tự vận hành và quét cập nhật đồng bộ định kỳ mỗi 5 phút.
Tự động gửi email xác nhận ngay khi khách đặt lịch, cũng như thông báo tức thì khi booking được duyệt hoặc bị hủy.
Hỗ trợ cấu hình sử dụng chính Gmail để gửi email, giúp tăng tỷ lệ vào hộp thư chính (Inbox) của khách hàng.
Tự động gửi email nhắc lịch hẹn cho khách hàng vào lúc 7 giờ tối mỗi ngày trước buổi chụp.
Tự động xóa các booking cũ hơn 30 ngày và dọn dẹp dữ liệu lịch định kỳ để tiết kiệm dung lượng, tối ưu bộ nhớ website.

4. QUY TRÌNH VẬN HÀNH

1. Khách hàng đặt lịch (Frontend)

Khách truy cập website studio, xem lịch dạng tháng để check các ngày còn chỗ trống.
Chọn ngày mong muốn và điền đầy đủ thông tin: Họ tên, số điện thoại, email, ghi chú yêu cầu riêng (concept, số người…).
Nhấn “Đặt lịch” ➔ Hệ thống tạo booking với trạng thái “Chờ duyệt”.
Khách hàng lập tức nhận được email tự động xác nhận đã tiếp nhận thông tin lịch hẹn.

2. Admin phê duyệt & Xử lý (Dashboard)

Admin truy cập bảng điều khiển trung tâm, kiểm tra danh sách các booking đang ở trạng thái “Chờ duyệt”.
Xem xét thông tin khách hàng và các ghi chú yêu cầu đặc biệt.
Nhấn “Phê duyệt” ➔ Booking chuyển sang trạng thái “Đã xác nhận”. (Trong bước này sẽ chỉnh sửa hợp đồng, còn hợp đồng mặc định có chức năng tuỳ chỉnh riêng trong cài đặt)
Hệ thống tự động kích hoạt:
- Gửi email thông báo “Booking đã được phê duyệt” đến khách hàng.
- Tự động đồng bộ và tạo một Event mới trên Google Calendar của studio.

3. Nhân viên xem lịch & Chuẩn bị

Photographer và Make-up artist chủ động kiểm tra lịch làm việc của mình trực tiếp trên Google Calendar hoặc hệ thống portal.
Nắm rõ thông tin chi tiết về thời gian, địa điểm và các yêu cầu riêng của khách để chuẩn bị thiết bị, layout, backdrop, ánh sáng phù hợp.
Nhận thông báo nhắc nhở chuẩn bị show được hệ thống gửi tự động vào lúc 7 giờ tối hôm trước.

4. Thực hiện buổi chụp

Đón khách tại studio hoặc có mặt tại địa điểm event đúng giờ hẹn.
Nhân viên tiến hành chụp và hỗ trợ khách hàng theo đúng gói dịch vụ đã đặt.
Hoàn thành buổi chụp ảnh.

5. Kết toán & Thanh toán dòng tiền

Admin cập nhật trạng thái booking trên Dashboard sang “Đã hoàn thành” (hoặc lưu thêm ghi chú phát sinh nếu có).
Khách hàng hoàn tất thanh toán phần còn lại qua tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Admin ghi nhận thanh toán thành công, chốt doanh thu đơn hàng để làm cơ sở tính lương/hoa hồng cho nhân sự sau này.

6. Báo cáo & Thống kê doanh thu

Admin xem báo cáo tổng quan theo tháng để nắm được: Tổng số lượng booking, tổng doanh thu thực tế và doanh thu dự kiến.
Sử dụng bộ lọc thông minh để phân tích hiệu suất: lọc theo từng nhân viên (ai chạy nhiều show nhất), theo gói dịch vụ (gói nào bán chạy nhất) hoặc theo trạng thái lịch đặt.

7. Hệ thống tự động bảo trì (Hậu trường)

Hệ thống ngầm (Cronjob) liên tục vận hành tự động để đảm bảo dữ liệu mượt mà:

Mỗi 5 phút: Quét, kiểm tra và cập nhật đồng bộ hai chiều với Google Calendar nếu có bất kỳ thay đổi nào từ admin hoặc khách hàng.
7 giờ tối hàng ngày: Tự động gửi email nhắc lịch cho những khách hàng có lịch hẹn vào ngày hôm sau.
12 giờ đêm hàng ngày:
- Tự động xóa các dữ liệu booking cũ đã quá 30 ngày để dọn dẹp bộ nhớ website.
- Làm sạch các dữ liệu tạm, giải phóng dung lượng và xóa lịch nghỉ đã hết hạn của nhân viên.